Aviso de Privacidad Integral

Sositi Hábitat (el “Responsable”, “nosotros”) es responsable del tratamiento de sus datos personales en los términos de este Aviso de Privacidad, conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la “Ley”), su Reglamento y los Lineamientos del Aviso de Privacidad.

Contacto del departamento de datos personales: info@sositi.com.

Sositi Hábitat es una plataforma para la administración de condominios. Por eso tratamos datos personales con dos calidades distintas, y es importante que usted sepa cuál aplica en cada caso:

• Como Responsable: de los datos de su cuenta de usuario (identificación, contacto, credenciales, preferencias, seguridad de acceso), de los datos de contacto comercial de nuestros clientes y prospectos, y de la información técnica de uso de la Plataforma.
• Como Encargado: de los datos que la administración de cada residencial (nuestro cliente) registra sobre sus residentes, propietarios, inquilinos, familiares, comité y vigilancia —viviendas, cuotas, pagos, adeudos, reservas, tickets, votaciones, documentos, evidencias—. Respecto de esos datos, el Responsable es la administración del residencial, que decide las finalidades y es quien debe ponerle a disposición su propio aviso de privacidad; nosotros los tratamos por su cuenta y siguiendo sus instrucciones.

Si usted es residente y tiene dudas sobre el tratamiento que realiza su residencial, diríjase en primer lugar a su administración. Nosotros colaboraremos con ella para atender su solicitud.

Dependiendo de su rol y de las funciones que utilice, podemos tratar las siguientes categorías de datos personales:

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, fotografía (en el directorio del residencial, si la carga), idioma preferido.
• Cuenta y autenticación: contraseña (almacenada únicamente como hash irreversible), secreto de verificación en dos pasos, código de vinculación, fecha de aceptación de estos documentos, estado de la cuenta.
• Vivienda y ocupación: residencial, código de vivienda, tipo de vínculo (propietario, inquilino, familiar), coeficiente y superficie de la vivienda, cajones de estacionamiento y bodegas.
• Datos financieros y patrimoniales: cuotas, cargos, recargos, multas, saldos y adeudos por vivienda, referencia de pago, historial de pagos, comprobantes que usted adjunta, convenios de pago y, cuando paga en línea, el identificador de la transacción, monto, método y estado que nos informa la pasarela de pago. Nunca recibimos ni almacenamos números completos de tarjeta, códigos de seguridad ni credenciales bancarias: esos datos se capturan directamente en las páginas de la pasarela.
• Operación del residencial: reservas de amenidades, tickets de mantenimiento y sus comentarios, imágenes o videos que usted o la administración adjuntan como evidencia, anuncios y reacciones, votos (ligados a su vivienda o usuario según el modo de la votación; en votaciones anónimas no se muestra su identidad a otros usuarios), documentos, paquetería recibida y eventos de calendario.
• Comunicaciones: notificaciones dentro de la Plataforma, correos electrónicos, notificaciones push (si las activa) y, si otorga su consentimiento, avisos por WhatsApp al teléfono que registre, incluidos los estados de entrega que reporta el proveedor de mensajería.
• Datos técnicos y de seguridad: dirección IP, tipo de dispositivo, navegador y sistema operativo, ubicación aproximada derivada de la IP (ciudad/país), fecha y hora de accesos e intentos de acceso, acciones relevantes realizadas en la Plataforma (bitácora de auditoría) y suscripciones push.
• Prospectos (formulario de la página pública): nombre, correo, teléfono, nombre del residencial, número de viviendas y el mensaje que nos envía.

No solicitamos datos personales sensibles (origen étnico, salud, creencias, orientación sexual, etc.). Le pedimos no incluirlos en tickets, anuncios, comentarios ni documentos. Los datos financieros y patrimoniales descritos se tratan con su consentimiento expreso, que usted otorga al registrarse o al aceptar este Aviso por medios electrónicos, en términos del artículo 8 de la Ley.

Datos de terceros: cuando la administración registra a residentes, o cuando un usuario vincula a familiares, quien proporciona los datos garantiza que cuenta con la autorización de sus titulares y que les ha informado de este Aviso.

Finalidades primarias (necesarias para el servicio):

• Crear y administrar su cuenta, autenticarlo y mantener la seguridad de su acceso (incluida la verificación en dos pasos y la detección de accesos inusuales).
• Vincularlo a su residencial y vivienda con el rol que le corresponda.
• Operar las funciones del residencial: emitir cuotas y cargos, registrar y conciliar pagos, mostrar su estado de cuenta, gestionar reservas, tickets, anuncios, votaciones, documentos, paquetería, calendario, directorio y mantenimiento.
• Procesar pagos en línea a través de la pasarela que la administración haya habilitado y reflejarlos en su estado de cuenta.
• Enviarle notificaciones relacionadas con el servicio (cargos, pagos, reservas, tickets, anuncios, votaciones, paquetería) por los canales que tenga activos.
• Generar, a solicitud de la administración, reportes con inteligencia artificial a partir de cifras agregadas del residencial.
• Atender solicitudes de soporte, de información comercial y de ejercicio de derechos.
• Facturar y cobrar los servicios contratados por los clientes.
• Mantener bitácoras de auditoría y seguridad, prevenir fraudes y usos indebidos, y cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridad.

Finalidades secundarias (no necesarias, puede oponerse a ellas):

• Enviarle información sobre nuevas funciones, mejoras y complementos de la Plataforma.
• Invitarlo a encuestas de satisfacción y estudios para mejorar el servicio.
• Contactar a prospectos que solicitaron una demostración con información comercial.

Si no desea que tratemos sus datos para las finalidades secundarias, puede indicarlo en cualquier momento escribiendo a info@sositi.com o usando el enlace de baja incluido en cada comunicación de ese tipo. La negativa no afecta la prestación del servicio.

Remisiones a encargados. Para operar la Plataforma utilizamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, bajo contrato y únicamente para las finalidades indicadas. Estas remisiones no requieren su consentimiento conforme a la Ley, pero las informamos por transparencia:

• Infraestructura y alojamiento: servidores virtuales de Hetzner Online GmbH (centros de datos en Estados Unidos de América y la Unión Europea) para la aplicación y la base de datos.
• Almacenamiento de archivos y respaldos: Google Cloud Storage y servicios de almacenamiento en la nube de Google LLC (imágenes, videos, documentos, comprobantes y copias de seguridad, con cifrado en reposo del proveedor).
• Correo electrónico transaccional: Resend, Inc. (envío de notificaciones, verificaciones y restablecimientos de contraseña).
• Avisos por WhatsApp: Meta Platforms, Inc. y sus filiales, a través de la API oficial de WhatsApp Business, únicamente para los usuarios que registran su teléfono y otorgan su consentimiento.
• Inteligencia artificial: Google LLC (modelos Gemini) para redactar los informes del complemento Resumen con IA. Solo se envían cifras agregadas del residencial (totales, porcentajes, tendencias), sin nombres, correos ni códigos de vivienda.
• Protección anti-bots: Cloudflare, Inc. (servicio Turnstile) en los formularios públicos, que recibe señales técnicas del navegador y la dirección IP.
• Geolocalización aproximada por IP con fines de seguridad: proveedor de resolución de IP (ip-api.com), que recibe únicamente la dirección IP del acceso.

Transferencias a terceros. Compartimos datos con terceros que deciden por sí mismos cómo tratarlos solo en estos casos:

• Pasarelas de pago (Stripe, PayPal, Mercado Pago, Conekta, según la que habilite su residencial): reciben los datos necesarios para procesar su pago y usted contrata con ellas conforme a sus propios avisos de privacidad. Esta transferencia es necesaria para la ejecución del servicio que usted solicita.
• La administración de su residencial: como Responsable de los datos del condominio, tiene acceso a la información de las viviendas y usuarios que administra.
• Autoridades competentes, cuando exista un requerimiento debidamente fundado y motivado, o cuando sea necesario para la defensa de nuestros derechos.
• Un sucesor en caso de fusión, adquisición o venta de activos, quien asumirá las obligaciones de este Aviso.

Estas transferencias se realizan en los supuestos del artículo 37 de la Ley (ejecución de un contrato en su interés, requerimiento legal o de autoridad y afiliadas/sucesores) y, por tanto, no requieren su consentimiento. No vendemos ni rentamos sus datos personales.

Algunos proveedores se ubican fuera de México. Al usar la Plataforma, usted reconoce que sus datos pueden almacenarse y tratarse en Estados Unidos de América y en la Unión Europea, bajo las medidas contractuales de protección que hemos establecido con dichos proveedores.

Usted tiene derecho a Acceder a sus datos personales, Rectificarlos cuando sean inexactos o incompletos, Cancelarlos cuando considere que no se requieren para las finalidades de este Aviso, y Oponerse a su tratamiento para fines específicos (derechos ARCO), así como a revocar el consentimiento que nos haya otorgado, en los términos y con las excepciones que establece la Ley.

Para ejercerlos, envíe una solicitud a info@sositi.com que contenga: (i) su nombre completo y el correo con el que está registrado; (ii) copia de una identificación oficial vigente o, en su caso, del documento que acredite la representación legal; (iii) la descripción clara del derecho que desea ejercer y de los datos a los que se refiere; y (iv) cualquier elemento que facilite localizar sus datos (residencial y vivienda).

Le responderemos en un plazo máximo de veinte días hábiles contados desde la recepción de la solicitud completa; de resultar procedente, la haremos efectiva dentro de los quince días hábiles siguientes. Los plazos podrán ampliarse una sola vez por periodos iguales cuando lo justifiquen las circunstancias. El ejercicio de los derechos es gratuito; únicamente podrán cobrarse los gastos justificados de envío o reproducción en copias u otros formatos.

Tenga en cuenta que muchos de sus datos los administra su residencial como Responsable (cláusula 2). En esos casos le canalizaremos con la administración correspondiente y colaboraremos con ella. También puede editar directamente su nombre, teléfono, idioma y preferencias desde su perfil en la Plataforma.

La cancelación de datos financieros y de auditoría puede estar limitada por obligaciones legales de conservación (por ejemplo, las fiscales) o por la necesidad de defender derechos en procedimientos; en tal caso se lo informaremos y los bloquearemos hasta su supresión definitiva.

• Comunicaciones comerciales: puede darse de baja en el enlace incluido en cada comunicación o solicitando su inclusión en nuestra lista de exclusión al correo del departamento de datos personales.
• Notificaciones: desde Mi perfil puede activar o desactivar las notificaciones push y ajustar sus preferencias de notificación.
• WhatsApp: puede retirar su consentimiento en cualquier momento desde Mi perfil o respondiendo BAJA o STOP a cualquier mensaje. Dejaremos de enviarle avisos por ese canal de inmediato.
• Puede inscribirse en el Registro Público para Evitar Publicidad (REPEP) de la Procuraduría Federal del Consumidor.

La Plataforma utiliza únicamente cookies y almacenamiento local necesarios para su funcionamiento: mantener su sesión iniciada, recordar el idioma, el tema visual (claro/oscuro) y el residencial activo, proteger los formularios contra bots (Cloudflare Turnstile) y, en su caso, la suscripción a notificaciones push. No utilizamos cookies publicitarias ni de seguimiento de terceros.

Puede deshabilitar las cookies desde la configuración de su navegador; sin embargo, sin la cookie de sesión no es posible iniciar sesión ni utilizar la Plataforma.

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger sus datos contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizados, entre ellas: cifrado de las comunicaciones (TLS), almacenamiento de contraseñas mediante hash, verificación en dos pasos opcional, cifrado de las credenciales de integraciones, control de acceso por roles y por residencial, bitácora de auditoría de acciones sensibles, limitación de intentos de acceso, respaldos periódicos y aislamiento de la base de datos respecto de internet.

Ningún sistema es infalible. En caso de una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa sus derechos patrimoniales o morales, se lo informaremos sin dilación para que pueda tomar las medidas correspondientes, conforme a la Ley.

Conservamos sus datos mientras su cuenta esté activa y su residencial mantenga contratado el servicio. Al terminar la relación con un residencial, su información se conserva durante un periodo de exportación de treinta días naturales y después se elimina o anonimiza, con las siguientes excepciones:

• Registros de cargos, pagos y comprobantes: se bloquean y conservan por el plazo que exigen las disposiciones fiscales y mercantiles aplicables (en general, cinco años), y después se suprimen.
• Bitácoras de auditoría y de seguridad (accesos, IP, dispositivo): se conservan por un plazo razonable para fines de seguridad y defensa de derechos, y después se eliminan.
• Registros de aceptación de estos documentos y de consentimiento: durante la vigencia de la relación y el plazo de prescripción de las acciones legales correspondientes.

La Plataforma no está dirigida a menores de dieciocho años y no recabamos deliberadamente sus datos. Los menores solo pueden aparecer como familiares vinculados a la vivienda de un adulto responsable, quien es quien proporciona sus datos y responde por ese registro. Si detectamos datos de un menor recabados sin autorización de quien ejerza la patria potestad o tutela, los eliminaremos.

Podemos actualizar este Aviso para reflejar cambios legales, en nuestras prácticas o en la Plataforma. La versión vigente, con su fecha de actualización, estará siempre disponible en la Plataforma y en la página pública. Cuando los cambios sean sustanciales, se lo notificaremos además por la propia Plataforma o por correo electrónico. El uso continuado después de la publicación implica que ha tomado conocimiento de la versión actualizada.

Si considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido lesionado por alguna conducta nuestra, o presume alguna violación a la Ley, puede presentar su inconformidad primero ante nuestro departamento de datos personales (info@sositi.com) y, en su caso, ante la autoridad garante en materia de protección de datos personales en México (la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, que asumió las funciones del extinto INAI).